Любая организация сталкивается с необходимостью выдачи денежных средств сотрудникам. Зачастую этим занимается кассир, иногда бухгалтер. Если дело касается только зарплат и авансов, то перевод на карту – один из самых распространенных вариантов. Но что делать, если наличные нужны сотруднику «по ситуации» – ночью или в выходные дни? Можно организовать работу кассиров в несколько смен, однако содержать штатную единицу для проведения всего нескольких операций в день крайне невыгодно. Идеальный выход из такой ситуации – «взять на работу» электронного кассира!
Подобные программно-аппаратные комплексы могут работать круглосуточно без перерывов на обед и выходных. В основном в них используют промышленные диспенсеры, выдающие деньги четырех номиналов и позволяющие оперировать тысячами банкнот. Благодаря этому обслуживание терминала можно осуществлять один-два раза в неделю. Сама операция пополнения заключается в том, что необходимо специальными ключами открыть терминал и отсек с диспенсером, а потом поочередно открыть и заполнить все его кассеты. Если терминал распечатывает квитанции, то необходимо так же менять ленту в термопринтере. В любом случае с такими задачами может справится как техник, так и бухгалтер.
Наша компания реализовала ряд проектов с использованием электронных кассиров для выдачи денежных средств. Один из первых вопросов при проектировании подобных систем – источник информации о сотрудниках и их счетах. Терминал может работать как с внутренней учетной системой, так и хранить всю информацию у себя. Далее мы рассмотрим два типичных примера реализации подобных проектов.
В первом – вся информация хранится во внешней учетной системе:
Сотрудник проходит авторизацию по rfid-карте сотрудника или отпечатку пальца. Информация по учетным записям и балансу запрашивается у веб-сервера учетной системы организации. После авторизации сотрудник может работать со своим балансом – изменять его, получать детализацию по выпискам, получать наличные. Все данные о выдаче записываются в отчет и передаются в учетную систему.
Несомненным плюсом такого подхода является оперативность получения информации – как только сотрудник снимет наличные, бухгалтер или руководитель будут об этом знать.
Во втором варианте данные о сотрудниках, пин-кодах и выплатах (суммы, расчетная информация, даты, по которым можно получать наличные) хранятся непосредственно на терминале. Пользователь авторизуется по карте внутренней системы безопасности и вводит пин-код. Просмотрев детализацию, сотрудник может получить наличные. Все данные о выдаче записываются в отчет и могут быть выгружены в excel.
При подобной организации терминал может работать без подключения к внутренней сети предприятия, однако оперативность обновления данных о сотрудниках и выплатах невысока. Как в первом, так и во втором случае при возникновении проблем с выдачей, в отчеты идет информация только о фактически выданных средствах, а на указанные в панели администратора адреса и телефоны, отправляются сообщения с описанием проблемной ситуации. Уведомления отправляются и при достижении определенного уровня купюр в кассетах диспенсера.
При наличии подключения к терминалу из локальной сети и определенных настройках, администратор может работать с панелью администратора: просматривать информацию по количеству купюр в кассетах, изменять настройки уведомлений, выгружать историю операций и прочее.
Научиться работать с терминалами несложно, а выгода от их использования становится ощутима уже через несколько недель, когда у кассиров и бухгалтеров отпадает необходимость оставаться сверхурочно, а сотрудники могут получить наличные в любое время. Эффективность и полезность электронных кассиров доказывает и тот фак, что организации, внедрившие и обкатавшие подобные аппараты, достаточно часто заказывают дополнительные копии для своих офисов и филиалов.
Стоимость подобных электронных кассиров начинается от 300 000 рублей и очень сильно зависит от состава оборудования. Зачастую их используют не только для выдачи средств, но и для решения прочих бизнес- и информационных- задач, в таком случае можно говорить о корпоративном банкомате. В ближайшее время на нашем сайте будут опубликованы статьи с примерами реализации подобных проектов.
Мы всегда рады проконсультировать вас по вопросам электронных кассиров и консультантов – звоните +7 (499) 755-9864, +7 (499) 755-8964 или отправляйте письма на info@urbansoftware.ru.
